1. Předem informujte kolegy o poradě

Chcete-li efektivně vést pracovní poradu, je důležité, abyste všechny zúčastněné kolegy na pracovní schůzku připravili předem. Informujte s dostatečným předstihem všechny zúčastněné osobně nebo e-mailem o konání meetingu, aby měli dostatek času na přípravu. Dbejte zároveň na výběr vhodného dne a času, abyste svým kolegům nenarušili jiné pracovní povinnosti. Chcete-li, aby byla porada co nejvíce efektivní, pošlete zúčastněným kolegům itinerář, díky kterému budou přesně vědět, čeho se bude porada týkat, a budou mít více prostoru pro přípravu.

2. Buďte připraveni 

Před tím, než se do porady pustíte, si předem připravte vše, co chcete s kolegy řešit. Nejprve zvolte téma, které potřebujete probrat, a následně sepište všechny otázky, jež se s ním pojí. Ideální bude, pokud budete mít jednotlivé body před sebou chronologicky sepsané a budete podle nich postupovat abyste se ujistili, že na nic nezapomenete. Máte-li dodatečná data, která upřesní vaše tvrzení, připravte si pro kolegy prezentaci. Ta vám pomůže lépe argumentovat, neztratit se v tématu, ale zároveň udrží pozornost dalších zúčastněných.

Na návštěvě u zaměstnavatelů

Zobrazit další návštěvy

Nemocnice AGEL v Českém Těšíně

Nemocnice AGEL v Českém Těšíně nabízí řadu benefitů

Zobrazit další návštěvy

3. Dejte kolegům prostor k diskuzi 

K nejlepšímu řešení pracovního problému se dopracujete tak, že dáte kolegům prostor vyjádřit jejich myšlenky prostřednictvím vzájemné diskuze. Nikdy totiž nevíte, odkud může přijít ten správný nápad, případně nejefektivnější řešení. Každý si může z vaší prezentace odnést něco jiného a každý kolega zřejmě nad jednotlivými problémy uvažuje z jiného úhlu pohledu. Dopřejte proto kolegům po každé prezentaci prostor ke klidné a respektující konverzaci, pomocí které můžete společně najít to pravé řešení.

4. Jasně shrňte závěry porady

I po té nejproduktivnější poradě se může v toku každodenních pracovních povinností stát, že kolegové zapomenou, co bylo dohodnuto a jaká je jejich další role v rozvíjení daného projektu. Právě proto si ke konci každé porady vyhraďte pár minut času, během kterých ještě jednou stručně a jasně shrnete vše, co bylo řečeno a domluveno. Zároveň přidělte jednotlivým kolegům konkrétní úkoly a ujistěte se, že mají ve všem jasno. Chcete-li se skutečně pojistit, sepište si v krátkých bodech všechny shrnuté závěry a jednoduše je kolegům rozešlete hromadným e-mailem hned po skončení porady.

5. Nenatahujte to

Žádná efektivní pracovní porada se nevyznačuje tím, že by trvala několik hodin. Kouzlo efektivity je právě v tom, že dokážete klíčové body odprezentovat a shrnout v co nejkratším čase. Právě proto si ještě před tím, než se na poradu začnete připravovat, stanovte konkrétní dobu trvání celého meetingu. Následně si rozplánujte jeho části na přesný počet minut a pokuste se tento harmonogram dodržet. Díky jasně danému harmonogramu nejen nepřímo donutíte kolegy přemýšlet a argumentovat těmi nejpodstatnějšími argumenty, ale zároveň udržíte jejich pozornost. Žádný člověk totiž nedokáže aktivně dávat pozor několik hodin bez přestávky.