Podpis bez pera aneb krátký průvodce elektronickým podepisováním pracovních smluv
Co je elektronický podpis?
Elektronický podpis je definován jako „data v elektronické podobě, která jsou připojena k jiným datům v elektronické podobě nebo jsou s nimi logicky spojena a která podepisující osoba používá k podepsání“ podle nařízení 910/2014. Jak však používáme elektronický podpis v praxi? V současnosti rozlišujeme 3 druhy elektronických podpisů:
- Prostý elektronický podpis – Jedná se o jakýkoliv elektronický údaj připojený k elektronickému dokumentu, který slouží k ověření podepisující osoby. Nemá zvláštní právní sílu ani ověřovací mechanismus, proto je snadno zfalšovatelný (např. napsané jméno na konci e-mailu, naskenovaný vlastnoruční podpis).
- Zaručený elektronický podpis – Označuje elektronický podpis, který je jednoznačně spojen s podepisující osobou a umožňuje její identifikaci. Tento podpis má vyšší úroveň bezpečnosti než prostý, ale není automaticky uznáván státními orgány jako ekvivalent vlastnoručního podpisu. Je vytvořen pomocí prostředků, které má podepisující osoba pod svou výhradní kontrolou, a umožňuje zjistit, zda s dokumentem nebylo po podpisu manipulováno.
- Uznávaný elektronický podpis – Uznávaný elektronický podpis je založený na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem v ČR a vytvořený pomocí kvalifikovaného prostředku pro vytváření podpisu (např. čipová karta, USB token). U českých úřadů má stejný právní účinek jako vlastnoruční podpis. Pojem uznávaný elektronický podpis vychází z českého zákona č. 297/2016 Sb., v EU je však tento podpis více známý jako kvalifikovaný elektronický podpis.
Jakým elektronickým podpisem musí být podepsána pracovní smlouva?
Tento bod novela zákoníku práce blíže nespecifikuje. To znamená, že mohou zaměstnanec i zaměstnavatel k podpisu elektronické smlouvy bez problémů použít prostý elektronický podpis. Z bezpečnostního hlediska je však doporučeno používat při podpisu pracovních dokumentů alespoň zaručený elektronický podpis, pokud jím podepisující strany disponují.
Které typy pracovních smluv je možné podepsat elektronicky?
§ 21 zákoníku práce o elektronickém uzavírání smluv blíže specifikuje elektronické uzavření pracovních smluv na HPP, DPP, DPČ a dodatků o jejich změnách či rozvázání. To ovšem neznamená, že ostatní typy pracovních smluv či jejich dodatky nelze uzavřít elektronicky. Znamená to jen, že se na ně nevztahují dodatečná pravidla.
Pokud tedy elektronicky uzavíráte některou ze smluv, která je specificky upřesněna v zákoníku práce (např. dohoda o práci na dálku, dohoda o srážkách z příjmů, dohoda o odpovědnosti za svěřené hodnoty aj.), platí pro ně takzvaná zásada smluvní volnosti. To znamená, že tyto smlouvy můžete uzavřít elektronicky, zákoník práce v souvislosti s nimi však neuvádí žádné další potřebné formality.
Podle § 334 zákoníku práce zároveň platí, že některé důležité dokumenty jako různé formy ukončení pracovního poměru, odvolání pracovníka z vedoucí pozice nebo některé další písemnosti týkající se pracovního poměru nemůžou být podepsány prostým elektronickým podpisem. Dejte si proto pozor na to, zda má v případě elektronického podepsání těchto dokumentů zaměstnanec k dispozici alespoň uznávaný elektronický podpis, jinak musíte dokumenty podepsat tradiční formou.
Pro uzavírání elektronických smluv zaměstnanec zároveň musí zaměstnavateli udělit souhlas se způsobem elektronického doručování a uvést platnou e-mailovou adresu, na kterou mu budou dokumenty doručeny. Souhlas musí být v podobě samostatného dokumentu mimo pracovní smlouvu, přičemž je možné jej kdykoli odvolat. Zaměstnavatel je zas povinen informovat zaměstnance o podmínkách doručování a o 15denní zákonné lhůtě.
Zaměstnavatel je dále povinen zaslat zaměstnanci vyhotovení uzavřené smlouvy na soukromou elektronickou adresu, kterou mu zaměstnanec pro tento účel poskytnul.
V případě, že je zaměstnanci elektronicky uzavřená smlouva doručována přes datovou schránku, není již potřeba souhlas zaměstnance, a dokonce ani elektronický podpis. Všechny dokumenty doručované přes datovou schránku jsou totiž automaticky považovány za podepsané uznávaným elektronickým podpisem.
Jakým elektronickým kanálem je potřeba uzavřít pracovní smlouvu?
To novela zákoníku práce blíže nespecifikuje. Mezi nejběžnější způsoby patří datová schránka či doručení prostřednictvím e-mailu, které jsme již zmínili, jelikož se jedná o nejověřenější a nejbezpečnější způsoby doručení. Pokud se však obě strany rozhodnou o zprostředkování elektronicky podepsané smlouvy prostřednictvím sociálních sítí, aplikace určené pro online komunikaci (např. WhatsApp) nebo HR portály, zákon tyto možnosti nezakazuje.
Je možné od elektronické smlouvy odstoupit?
Zaměstnanec může písemně odstoupit od elektronicky sjednané pracovní smlouvy, DPP, DPČ nebo dohody o jejich změně do 7 dnů od chvíle, kdy mu byla smlouva doručena na jeho e-mail.
Toto právo má zaměstnanec zároveň po celou dobu, kdy zaměstnavatel nesplnil svou povinnost mu smlouvu na e-mail poslat.
Právo na odstoupení končí okamžikem, kdy zaměstnanec začne podle smlouvy pracovat – například dnem nástupu do zaměstnání nebo dnem, kdy začne vykonávat práci podle dodatku ke smlouvě.
Láká vás práce na dálku? Před tím, než se do takové práce pustíte, zjistěte, na co si dát pozor při práci na home office.