Jak moc vás může zaměstnavatel hlídat? Pravidla pro kontrolu e-mailu a aktivity v práci

Může vám zaměstnavatel kontrolovat e-maily a online aktivitu?

Zákoník práce uvádí, že zaměstnavatel může zaměstnancům kontrolovat e-mailovou a online aktivitu pouze způsoby, které jsou přiměřené. To, zda způsoby použité zaměstnavatelem jsou či nejsou přiměřené, však není přesně definováno. V případě sporu o této přiměřenosti rozhoduje soud.

Obecně však platí, že zaměstnavatel smí kontrolovat aktivitu zaměstnance za následujících podmínek:

• Oznámení předem: Zaměstnanci mají mít ještě před nástupem do práce jasno v tom, že firemní technika může být pod dohledem. Tato skutečnost má být uvedena v pracovní smlouvě nebo interních směrnicích.
• Odůvodněné sledování: Kontrola pracovních zařízení má smysl pouze tehdy, pokud existuje oprávněný důvod - například ochrana vybavení a dat, plnění zákonných povinností, zajištění kybernetické bezpečnosti nebo předcházení zneužívání firemních zdrojů.
• Respekt k osobní sféře: I při monitoringu je nutné držet se jen toho, co je nutné pro splnění daného účelu, a nezasahovat do soukromí zaměstnanců více, než je nezbytné.
• Soulad s právem: Jakýkoliv způsob sledování musí odpovídat aktuálním předpisům týkajícím se ochrany osobních údajů i pracovního práva.
• Otevřenost a jednotný postup: Pravidla monitoringu mají být srozumitelná, předvídatelná a uplatňovaná na všechny zaměstnance stejným způsobem.

Jaká pravidla platí pro zaměstnance?

Zákoník práce jasně definuje, že zaměstnanec nesmí používat zařízení, která jsou ve vlastnictví zaměstnavatele, k soukromým účelům, pokud to není specificky sjednáno v pracovní smlouvě. To znamená, že zaměstnanci mohou využívat firemní techniku výhradně k pracovním aktivitám.

Zaměstnavatel může použít k automatizované kontrole software, který monitoruje vaši aktivitu na pracovním zařízení během pracovní doby. Pokud tedy zjistí, že pracovní dobu trávíte na sociálních sítích, e-shopech, vyřizováním osobních záležitostí či hraním her, může si vás zavolat k osobnímu pohovoru. Jestli po komplexní kontrole vaší pracovní aktivity zaměstnavatel zároveň zjistí, že kromě věnování se osobním aktivitám v práci klesla i vaše pracovní aktivita a výkon, může to skončit až výpovědí.

Jak vypadá přiměřená kontrola ze strany zaměstnavatele?

I když zákoník práce přesně nedefinuje, co znamená přiměřená kontrola, jedná se o kontrolu, která žádným způsobem nenarušuje soukromí zaměstnance a předpisy GDPR, zároveň však pomáhá zaměstnavateli udržovat dohled nad činností zaměstnanců.

Jak jsme zmiňovali výše, zaměstnavatel má právo používat software, který monitoruje aktivitu zaměstnanců, pokud jsou o tom zaměstnanci předem informováni. Je také v pořádku, pokud zaměstnavatel kontroluje adresáty odeslaných e-mailů zaměstnance či telefonní čísla, která zaměstnanec kontaktoval z firemního zařízení.

Co je přehnaná kontrola?

Zaměstnavatel by neměl číst obsah e-mailů zaměstnance, ani odposlouchávat jeho telefonáty, pokud k tomu nemá velmi vážný důvod. Jedná se totiž o narušení soukromí zaměstnance, přičemž má zaměstnanec právo obrátit se po zjištění této skutečnosti na inspektorát práce.

Výjimku tvoří zaměstnanci bank, věznic a různých státních institucí. V jejich případě je monitorování obsahu pracovních hovorů či e-mailů zaměstnavatelem přípustné. Platí však pravidlo, že zaměstnanci musí být o této skutečnosti informováni předem a k monitorování nesmí dojít bez jejich vědomí.

Co kamery na pracovišti?

Kamerová zařízení mohou být na pracovišti použita pouze ve výjimečných situacích. Zaměstnavatel může monitorovat zaměstnance, kteří vykonávají povolání náchylná k bezpečnostním rizikům, případně pracují s velkými finančními obnosy. Opět však platí, že musí být zaměstnanci o této skutečnosti předem informováni.

Kamerové systémy mohou být umístěny jen v místnostech, kde dochází k pracovní činnosti. Je tedy nepřijatelné, aby se kamery nacházely v prostorách, jako jsou toalety či šatny. To by znamenalo závažné narušení soukromí zaměstnanců.

Vzniklé záznamy z kamerových systémů by měly být vyhodnoceny do několika hodin, maximálně dnů, a následně smazány, aby se zabránilo jejich případnému šíření. Výjimkou jsou situace, kdy existuje oprávněný důvod, aby byly záznamy dále analyzovány (např. v případě podezření na krádež).

Jsou-li kamery umístěny v prostorách poskytujících veřejné služby (např. v obchodě), musí být osoby vcházející na monitorované místo předem informovány o této skutečnosti, například prostřednictvím nápisu na dveřích.

Může vás zaměstnavatel kontaktovat i mimo pracovní dobu? Podívejte se, jak funguje právo odpojit se dle českého zákoníku práce.