Jak na e-mailovou komunikaci v pracovním prostředí?

1. Zvolte správný předmět e-mailu

Součástí každého e-mailu je jeho název neboli předmět. Jedná se o první informaci, kterou z vašeho e-mailu adresát získá, a proto je důležité jej vyplnit co nejpřesněji. Předmět e-mailu by měl v pár slovech jasně vystihovat, čeho konkrétně se vaše zpráva týká a proč daným e-mailem adresáta kontaktujete. Při vyplňování předmětu zprávy si vždy vzpomeňte na to, že má její příjemce poštovní schránku pravděpodobně plnou e-mailů, na které odpovídá na základě jejich důležitosti. Pokud tedy nechcete, aby váš e-mail zapadl v desítkách nových zpráv, musíte dát prostřednictvím předmětu jasně najevo, že se jedná o důležitý pracovní požadavek.

2. Na oslovení záleží

Každý pracovní e-mail byste měli začít vhodným oslovením v úvodu. Dobře zvolené oslovení e-mailu totiž už hned na začátku dokáže nastavit adekvátní tón celého e-mailu a dostatečně zdůraznit vážnost, případně odlehčenost dané zprávy. Vhodných oslovení může být hned několik, záleží především na tom, komu je e-mail adresován, jaká je jeho pracovní pozice, v jakém jste pracovním vztahu, případně kdo další bude váš e-mail číst.

Pokud například posíláte e-mail kolegovi či kolegyni, přičemž je váš vztah neformální, oslovení Ahoj je naprosto v pořádku a nemusíte se obávat, že by bylo jeho použití neprofesionální. Pokud však posíláte e-mail vyššímu vedení firmy, obchodním partnerům nebo navazujete kontakt s jinou společností, měli byste použít formálnější oslovení. Mezi ty nejčastější patří Vážený pane (příjmení), Vážená paní (příjmení), Dobrý den pane/paní (příjmení) nebo jednoduché Dobrý den v případě, že jméno adresáta, kterému je zpráva určena, neznáte..

3. Stručný a efektivní obsah zprávy

E-mail patří mezi oblíbené formy pracovní komunikace zvláště díky své přístupnosti a efektivitě. Právě proto byste měli své e-mailové zprávy udržet jasné, stručné a informativní. Před tím, než začnete psát e-mail, si pořádně promyslete, co je hlavním důvodem, proč danou zprávu posíláte a jakého cíle prostřednictvím níchcete dosáhnout.

Pokud potřebujete v rámci jednoho e-mailu zmínit hned několik informací, věnujte každé informaci samostatný odstavec, aby byla vaše zpráva přehledná. Snažte se o to, aby měl každý odstavec maximálně 3-4 věty. Pokud se jedná o kratší konstatování, můžete je formátovat i do odrážek nebo číselného seznamu.

4. Nezapomeňte na pozdrav a podpis

Stejně jako je důležité oslovení v úvodu e-mailu, má svoji důležitost i pozdrav a podpis v závěru zprávy. Existuje široký výběr vhodných pozdravů k zakončení pracovního e-mailu, záleží jen na tom, v jakém tónu je celý e-mail napsaný, jaký je jeho obsah a jaký vztah máte s jeho adresátem. Mezi nejčastěji používané pozdravy k ukončení pracovního e-mailu patří:

• S pozdravem,
• S přáním pěkného dne,
• Hezký den,
• Předem děkuji za Vaši odpověď,
• Budu se těšit na společné setkání.

V úplném závěru e-mailu nezapomeňte na podpis, který by měl obsahovat celé vaše jméno. Ideální je, pokud si v rámci automatického podpisu vytvoříte vizitku, na které bude uvedeno nejen vaše jméno, ale také dodatečné informace jako název pracovní pozice, název firmy, telefonní číslo, případně odkaz na webovou stránku či sociální sítě firmy. Tyto informace vzbuzují nejen profesionální dojem, ale zároveň adresátovi lépe představí, s kým vlastně komunikuje a dají mu možnost kontaktovat jej i prostřednictvím jiných platforem.

5. Zkontrolujte si přílohy

Pokud adresátovi posíláte e-mail, ve kterém je přiložen jeden nebo více souborů, nezapomeňte je před odesláním všechny řádně zkontrolovat. Ujistěte se, že odesíláte všechny potřebné dokumenty, že se jedná o správné verze těchto dokumentů a že je zasíláte ve formátech, jež jsou běžně dostupné na většině standardních technických zařízení. Před odesláním dbejte také na to, aby byly přiložené soubory pojmenovány dostatečně intuitivně a aby je adresát po uložení uměl ve svém zařízení bez problémů identifikovat.

6. Pozor na tón e-mailu

Stejně jako při úvodním pozdravu myslete i v případě tónu e-mailu na to, aby byl vždy přiměřený dané situaci a adresátovi. Zatímco v případě interní komunikace s kolegy si můžete dovolit i uvolněnější tón zpráv, v případě externí komunikace zvažte, koho kontaktujete a jakým stylem komunikují zástupci dané společnosti. Ať už se však jedná o jakýkoli typ pracovního e-mailu, vždy si dejte pozor především na gramatiku, snažte se vyhýbat slangovým výrazům a dejte si pozor i na emotikony, které obzvlášť v komunikaci s obchodními partnery nebývají většinou vítány. Rozhodně za žádných okolností nepoužívejte vulgarismy. Také si nezapomeňte každý e-mail před odesláním řádně zkontrolovat. Možná na poslední chvíli objevíte skryté gramatické chyby nebo si uvědomíte, že bude vhodnější některé formulace trochu upravit.

7. Kdy neposílat e-mail?

I když patří e-maily v současné době mezi nejběžnější a častokrát nejrychlejší formu komunikace, vždy se najdou situace, kdy zaslání e-mailu není zcela vhodné. Pokud byste se svým šéfem rádi probrali osobnější téma, jako je například zvýšení platu či umožnění flexibilní pracovní doby, je vhodnější vyřešit to prostřednictvím osobní schůzky. Pokud od někoho zase potřebujete co nejrychlejší, ideálně okamžitou odpověď, doporučujeme vám raději zvolit telefonát a neriskovat tak, že se váš e-mail ztratí v hromadě dalších, dosud nepřečtených zpráv.