Průvodní dopis: Jak ho napsat správně

Co je to průvodní dopis?

Průvodní dopis představuje krátkou zprávu, která doprovází váš životopis, případně i jiné dokumenty (například motivační dopis). Tato zpráva se nejčastěji nachází v těle e-mailu s přiloženým životopisem nebo ve specifickém poli formuláře na pracovním portálu, jehož prostřednictvím reagujete na pracovní nabídku. Jedná se o krátký text, jež je zároveň prvním kontaktem mezi uchazečem a personalistou.

Většina lidí nerozlišuje mezi průvodním a motivačním dopisem, což je základní chyba. Zatímco motivační dopis slouží k širšímu doplnění informací a kvalifikací uvedených v životopisu, úkolem průvodního dopisu je navázat prvotní kontakt se společností, oslovit personalistu a představit se. Zaslání motivačního dopisu bývá zároveň nepovinné a záleží spíše na požadavku personalisty. Naproti tomu průvodní dopis by měl být samozřejmou součástí každé žádosti uchazeče o konkrétní pracovní nabídku.

Znaky průvodního dopisu 

Průvodní dopis se vyznačuje těmito základními znaky:

• Je krátký a výstižný (obecně je maximální doporučený rozsah třetina A4).
• Nachází se v těle e-mailu nebo v části formuláře pracovního portálu.
• Obsahuje vaše jméno, základní informace o vás a vaše kontaktní údaje.
• Je k němu přiložen životopis, případně jiné dokumenty vyžádané personalistou.
• Měl by být nedílnou součástí každé vaší reakce na pracovní nabídku.

Jak napsat průvodní dopis? 

Začněte oslovením v úvodu

Když narazíte na inzerát s pracovní nabídkou, obvykle v něm bývá uveden kontakt přímo na personalistu dané společnosti. Je proto vhodné adresovat průvodní dopis právě personalistovi, prostřednictvím uvedení jeho jména v úvodu. Pokud by v kontaktních údajích náhodou nebylo uvedeno jméno konkrétní osoby, stačí, když dopis uvedete pozdravem Dobrý den. Vyhýbejte se hlavně neurčitým a zdlouhavým konstrukcím typu Vážený tým personálního oddělení společnosti X, které vyznívají nepřirozeně a budí zvláštní dojem.

Jádro průvodního dopisu

Po pozdravu a oslovení následuje část, v níž se představíte a uvedete důvod, proč na nabídku reagujete. V této části můžete v krátkosti představit vaše předchozí zkušenosti s pracovní pozicí, doporučujeme ale především uvést osobní motivaci k práci na této pozici nebo důvod, pro který vás zaujal právě inzerát, na který reagujete.

Dodržujte rozsah

Průvodní dopis má za úkol vás v krátkosti představit, a právě proto byste neměli zbytečně přesahovat jeho rozsah. Personalisté denně obdrží velké množství životopisů, které si musí přečíst, a tak by je příliš dlouhý průvodní dopis mohl spíš odradit. Detailní informace o vašich pracovních zkušenostech a osobnostních kvalitách navíc pokrývá motivační dopis, proto byste si měli dávat pozor na rozdílné účely těchto dvou dokumentů. Pro průvodní dopis vám doporučujeme rozsah 5-8 vět.

Zvolte vhodnou formu

Na rozdíl od životopisu nebo motivačního dopisu, průvodní dopis umožňuje určitou formální volnost co se týče způsobu komunikace. To samozřejmě neznamená, že by váš průvodní dopis neměl být formální. Pokud však píšete do společnosti, jež prezentuje mladým kolektivem a uvolněnou atmosférou, můžete tomu mírně přizpůsobit i styl vašeho průvodního dopisu. To, jakou formu komunikace firma používá, můžete zjistit přímo z formulace inzerátu, na který reagujete.

Pozor na pravopis 

Na vytvoření prvního dojmu má člověk vždy jenom jeden pokus. Průvodní dopis je první kontakt, který navazujete s personalistou vašeho potenciálního zaměstnavatele, a právě proto by měl působit co nejvíc reprezentativně. Dejte si pozor na překlepy, chyby z nepozornosti nebo gramatické chyby, jež působí neprofesionálně a mohou značně ovlivnit, zda získáte možnost osobního pohovoru. 

Vyhýbejte se také kopírování modelových struktur z internetu – zkušení personalisté je už znají a pochopí, že jste dopis nenaformulovali sami. Také vám doporučujeme nepoužívat univerzální model průvodního dopisu pro všechny pracovní nabídky, na které reagujete. Každá nabídka práce je něčím specifická, a právě proto byste měli váš průvodní dopis přizpůsobit jednotlivým pozicím.

Vzor průvodního dopisu 

I přesto, že doporučujeme vlastní formulaci průvodního dopisu, vám v závěru ještě přikládáme jeden vzor pro lepší představu jeho formy:

Dobrý den paní Nováková,

zaujala mě pracovní nabídka na pozici "Asistentka prodeje" ve Vaší společnosti Oblečení na míru a touto cestou bych Vám ráda zaslala svůj životopis.

Jsem studentkou oboru Design oděvu a módních doplňků a ráda bych získala první pracovní zkušenost v tomto odvětví. Již dlouhá léta sleduji tvorbu Vaší módní značky, protože obdivuji Vaši schopnost vystihnout osobní styl člověka při vytváření oblečení na míru. Sama jsem služby Vaší společnosti v minulosti využila a byla jsem moc spokojená. 

Jako studentka designu se zaměřením především na oděvy plně splňuji požadavky, které hledáte - umím rozlišit druhy látek, mám cit pro vhodné barevné kombinace a jsem zběhlá ve vytváření módních outfitů. Jako předsedkyně třídního parlamentu jsem také organizovaná, pečlivá, umím dodržet termíny a ráda komunikuji s lidmi. 

Ráda bych se s Vámi setkala na osobním pohovoru. Pokud mě budete chtít kontaktovat, zavolejte mi prosím na číslo 648395473 nebo napište e-mail na adresu anna.r@adresa.cz.

S pozdravem,

Anna Růžová